Optimización de operaciones para una empresa internacional de ingeniería industrial

El Reto

Una empresa internacional de ingeniería industrial enfrentaba un reto común pero crítico: el crecimiento de sus operaciones había rebasado su estructura administrativa. Los procesos clave —como la asignación de ingenieros a proyectos internacionales, la comprobación de gastos, la validación de facturación, el control de herramientas y la generación de reportes financieros— eran operados de forma manual, con una alta dependencia de hojas de cálculo, correos y revisiones humanas.

Esto generaba:

• › Pérdida de tiempo en tareas repetitivas
• › Errores en la conciliación de gastos y facturación
• › Falta de trazabilidad y visibilidad en tiempo real
• › Dificultad para tomar decisiones financieras estratégicas

La empresa necesitaba una solución que centralizara su operación, automatizara tareas clave y ofreciera inteligencia para la toma de decisiones, sin perder el control humano donde era indispensable.

Nuestra Solución

Desde Atypia diseñamos una solución ERP totalmente personalizada, modular y potenciada con inteligencia artificial, enfocada en resolver los cuellos de botella específicos del cliente. El proceso incluyó:

1. Consultoría y discovery

Realizamos entrevistas con cada área: Dirección General, Administración, Finanzas, Logística, Ingeniería y Proveedores externos. A través de un análisis profundo identificamos más de 80 fricciones en los flujos actuales y generamos una propuesta modular priorizada.

2. Diseño del sistema

Creamos un sistema con acceso por perfil, dividido en módulos conectados entre sí:

• › Perfil del ingeniero: Consulta de actividades, carga de gastos, documentos y alertas.
• › Logística: Asignación de actividades por país, planta, tipo de servicio y disponibilidad.
• › Comprobaciones: Validación de gastos con IA, generación automática de reportes y flujos inteligentes de revisión.
• › Facturación: División entre facturación nacional (SAT) e internacional, con control de facturas por cliente y orden de compra.
• › Administración de herramientas: Solicitud, aprobación y renovación de equipos de trabajo.
• › Business Intelligence: Reportes automáticos sobre rentabilidad por ingeniero, cliente, planta, zona y tipo de servicio.

3. Automatización con IA

Implementamos módulos de inteligencia artificial para:

• › Leer notas de gasto y facturas escaneadas, extrayendo automáticamente los datos relevantes.
• › Detectar anomalías en gastos: duplicados, montos fuera de rango, fechas incorrectas o gastos sin respaldo.
• › Generar subactividades vinculadas a órdenes de compra para facilitar la facturación parcial.
• › Sugerir decisiones administrativas con base en patrones de consumo y comportamiento operativo.

Resultados

En la primera etapa del proyecto, logramos:

• › Reducción del 70% en tiempo de revisión de gastos
• › Automatización del 90% de la carga de información por parte de los ingenieros
• › Disminución significativa en errores de facturación y control de viáticos
• › Ahorro operativo al consolidar más de 7 herramientas en un solo sistema
• › Visibilidad en tiempo real para dirección y administración en más de 15 KPIs operativos y financieros

Conoce también nuestro servicio transversal de automatización de procesos con IA para empresas.