Una empresa internacional de ingeniería industrial enfrentaba un reto común pero crítico: el crecimiento de sus operaciones había rebasado su estructura administrativa. Los procesos clave —como la asignación de ingenieros a proyectos internacionales, la comprobación de gastos, la validación de facturación, el control de herramientas y la generación de reportes financieros— eran operados de forma manual, con una alta dependencia de hojas de cálculo, correos y revisiones humanas.
Esto generaba:
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Pérdida de tiempo en tareas repetitivas
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Errores en la conciliación de gastos y facturación
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Falta de trazabilidad y visibilidad en tiempo real
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Dificultad para tomar decisiones financieras estratégicas
La empresa necesitaba una solución que centralizara su operación, automatizara tareas clave y ofreciera inteligencia para la toma de decisiones, sin perder el control humano donde era indispensable.
Desde Atypia diseñamos una solución ERP totalmente personalizada, modular y potenciada con inteligencia artificial, enfocada en resolver los cuellos de botella específicos del cliente. El proceso incluyó:
1. Consultoría y discovery
Realizamos entrevistas con cada área: Dirección General, Administración, Finanzas, Logística, Ingeniería y Proveedores externos. A través de un análisis profundo identificamos más de 80 fricciones en los flujos actuales y generamos una propuesta modular priorizada.
2. Diseño del sistema
Creamos un sistema con acceso por perfil, dividido en módulos conectados entre sí:
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Perfil del ingeniero: Consulta de actividades, carga de gastos, documentos y alertas.
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Logística: Asignación de actividades por país, planta, tipo de servicio y disponibilidad.
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Comprobaciones: Validación de gastos con IA, generación automática de reportes y flujos inteligentes de revisión.
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Facturación: División entre facturación nacional (SAT) e internacional, con control de facturas por cliente y orden de compra.
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Administración de herramientas: Solicitud, aprobación y renovación de equipos de trabajo.
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Business Intelligence: Reportes automáticos sobre rentabilidad por ingeniero, cliente, planta, zona y tipo de servicio.
3. Automatización con IA
Implementamos módulos de inteligencia artificial para:
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Leer notas de gasto y facturas escaneadas, extrayendo automáticamente los datos relevantes.
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Detectar anomalías en gastos: duplicados, montos fuera de rango, fechas incorrectas o gastos sin respaldo.
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Generar subactividades vinculadas a órdenes de compra para facilitar la facturación parcial.
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Sugerir decisiones administrativas con base en patrones de consumo y comportamiento operativo.
En la primera etapa del proyecto, logramos:
- Reducción del 70% en tiempo de revisión de gastos
- Automatización del 90% de la carga de información por parte de los ingenieros
- Disminución significativa en errores de facturación y control de viáticos
- Ahorro operativo al consolidar más de 7 herramientas en un solo sistema
- Visibilidad en tiempo real para dirección y administración en más de 15 KPIs operativos y financieros
